5 kroků k lepší soustředěnosti v práci

5 kroků k lepší soustředěnosti v práci

Jak se říká “mnoho psů zajícova smrt”. A tak je to i v případě soustředěnosti - mnoho rušivých faktorů nám naši soustředěnost bere.

Výzkumy


Americká profesorka z Kalifornské univerzity Gloria Mark a její tým prováděla dlouhodobý výzkum mezi zaměstnanci různých společností. Jedna jeho část byla zaměřena na takzvané stínování za účelem měření průměrné délky trvání jednotlivých aktivit daného člověka. Za aktivitu považovali nepřerušené použití přístroje nebo nepřerušenou interakci s jiným člověkem.

Šlo například o telefonický hovor, práci na počítači, krátká rozmluva s klientem či kolegy. Jaký je výsledek? Průměrná doba, jakou strávíme na jedné takové aktivitě je 3 minuty a 5 sekund. Pokud vezmeme čistě pouze použití přístroje jako počítač, telefon, ale také třeba papírové zápisky, pak je čas ještě kratší - v průměru jedné takové aktivitě, než nás něco vyruší, věnujeme 2 minuty a 11 sekund!

Dobrá zpráva je dle profesorky ta, že se k 87% přerušených aktivit vrátíme ještě během téhož dne. Ovšem, je to opravdu dobrá zpáva?

 

Vyrušení


Máme pocit, že prací na počítači trávíme spoustu času, ale není tomu tak. Jakto? Vždyť to znáte… Pracujete na počítači, najednou se rozezní telefon. Pracujete na počítači a najednou přijde kolega. Pracujete na počítači a vyruší vás návštěva klienta. Takových rozptýlení a vyrušení za jeden den nastanou desítky.
 

Být ve “Flow”


Jde o špatné zprávy pro pracovníky, kteří se prostě potřebují soustředit na svou práci. Potřebují pracovat podle svého tempa a v klidu. Například programátoři, designéři, ale i finanční analytici. U těchto rolí se více než u jiných mluví o takzvaném “stavu ve flow” neboli o soustředěnosti a absolutním zabrání se do řešeného tématu. Z hlediska neurověd jde o hladinu alfa - takzvané denní snění.

O tomto stavu jste pravděpodobně již něco slyšeli. Jedná se o stav vědomí, kdy je naše soustředěnost nejostřejší. Kdy ztrácíme pojem o čase i prostoru a plně se soustředíme na aktivitu, kterou děláme. Takzvaně ztrácíme pojem o sobě samých.

Dostat se do tohoto stavu někomu trvá krátce. Většině z nás ovšem zabere cesta do flow okolo 20 minut. Každé vyrušení znamená nový začátek cesty! Mnoho z nás se tedy během dne do stavu flow ani nedostane, protože 20 minut na cestu do něj, natož abychom ve flow vydrželi, si prostě neurveme.

Proto by zaměstnanci, po kterých se vyžaduje kreativní činnost a činnost, na kterou se musí soustředit, měli sedět pospolu opodál od těch, jejich práce tolik soustředěnosti nevyžaduje a u kterých je větší pravděpodobnost, že budou vyrušovat a také mohou být více rušeni.

Kreativní pracovníci by ale hlavně měli dostat svůj prostor během dne, kdy sami ví, že jsou nejefektivnější. Klasická pracovní doba by neměla být jejich omezením - toto je přesně práce, které se říká úkolová. Tedy udělej to, jak chceš a kdy chceš, ale udělej to v termínu. Jak jsme již dříve uvedli, do této skupiny patří také zaměstnanci ve finanční sféře - auditoři, analytici, účetní.

Z našich zkušeností z práce u klientů i my můžeme potvrdit, že tito pracovníci jsou nejvíce ve stresu, mají obavy o správnost svých výsledků a jsou pod nezměrným tlakem. Každé vyrušení při jejich práci znamená, že se musí opět složitě a dlouho vracet k původním myšlenkám.

 

Nástroje soustředěnosti


Následující nástroje pro podporu soustředěnosti můžeme využívat my všichni. Jde o jednoduché techniky, které nám mohou zvýšit naši produktivitu. A nejen to - pomohou nám cítit se uvolněněji a méně pod tlakem. Nejde ale jen o to si o nich přečíst, musíte je vědomě začít zařazovat do svého domněle aktivitami naplněného života.

1) Vypněte upozornění na emaily
Možná to znáte - pracujete na něčem důležitém a najednou blik “přišel email”. Kolik z vás se nepodívá? Vždyť přece upozornění máme od toho, abychom nic nepropásli, no ne? Takže jdeme a podíváme se na email. Jedná se tak o zabijáka kreativity a produktivity číslo 1. Pozor na něj!

2) Vypněte telefon a dejte jej displayem dolů
Častým rušitelem v naší práci je i náš telefon. Ale řekněme si upřímně - kdo z nás je prezidentem Spojených států, abychom museli být 24/7 na příjmu? Jde pouze o hru našeho ega - máme strach, že něco propásneme. Stejně nevychovaně se chováme i během schůzek, kdy si telefon nevypneme a nebo jej máme položen na stole tak, abychom viděli, kdyby někdo volal. To máme opravdu tak malý respekt vůči času svému a našeho partnera, že nedokážeme žít bez telefonu?

3) Vypněte všechny nepotřebné internetové stránky a aplikace
Facebook, Twitter, LinkedIn, internetové portály a soukromé blogy. To vše máme během dne nespočetněkrát otevřeno na svém počítači. Kdybychom dokázali soustředit každou aktivitu pouze do jedné souvislé doby během dne, bylo by vše v pořádku. Ale to my neděláme - my se tam neustále vracíme. Co kdyby nám něco uniklo?

4) Pracujte se seznamem úkolů
Buďte disciplinovaní, pište si denní úkoly. Veďte si ručně psaný deník úkolů. Vše si lépe utřídíte a budete se tak mnohem více soustředit - budete vědět, kam jdete. Cesta bez cíle je mnohem náročnější. Chaos tvoří zase jenom chaos. Tuto techniku rozhodně nepodceňujte.

5) Meditace
Poslední technikou, kterou vám v tomto článku poradím, je meditace. Meditaci se jinak také říká nástroj k soustředěnosti. Díky klidu se vám podaří soustředit se na jednu věc během meditace. Myšlenky se uklidní. Nezmizí, ale uklidní se. A to vám dodá energii a klid na duši.

 

Závěrem


Každá pozice potřebuje něco jiného a pokud chcete od svých zaměstnanců, ale i od sebe, ty nejlepší výkony za cenu stále zdravých a spokojených zaměstnanců, pak jim musíte dopřát vhodné podmínky. Nepodceňujte tedy pracovní prostředí a podmínky, které mají vaši zaměstnanci. Věnujte jejich potřebám pozornost. Některé věci nelze přehlížet donekonečna.
 



Článek pro vás zpracovala Markéta Tichá, MSc. - Poradkyně v osobním rozvoji. Chcete si s námi nezávazně popovídat o možnosti aktivit z oblasti "využití potenciálu zaměstnanců" ve vaší společnosti? Spojte se s Markétou Tichou na emailu marketa@cloud9institute.cz nebo na telefonu +420 723 857 491.


Zdroje:
1) Too Many Interruptions at Work?, Gallup
http://www.gallup.com/businessjournal/23146/too-many-interruptions-work.aspx
2) Flow States and Creativity, Psychology Today
https://www.psychologytoday.com/blog/the-playing-field/201402/flow-states-and-creativity